ทุกงานมีคุณค่าสำคัญในตัวของตัวเอง โดยเฉพาะกับงานเลขา ที่คนส่วนใหญ่มองว่า ?ทำตามสั่ง? แต่จริงๆแล้ว หน้าที่เลขาลึกล้ำและแฝงด้วยศิลปะในการสื่อสารและต่อรองมากมาย ความสามารถของเลขาจึงมักไต่เต้าไปตามความสามารถของหัวหน้าเช่นกัน เราลองมาดูว่าเคล็ดลับสำคัญที่จะทำให้คุณเป็นสุดยอดเลขาคืออะไร?…

1. เก็บทุกอย่างเป็นความลับ

ชื่อตำแหน่งภาษาอังกฤษของ ?เลขา? คือ Secretary มองให้ดีๆ คุณจะเห็นคุณสมบัติแรกของเลขาอยู่ภายในคำนี้ ใช่แล้วค่ะ ?Secret? หรือ การเก็บความลับอยู่หมัดนั่นเอง

การรักษาความลับเป็นคุณสมบัติหลักของเลขานุการผู้บริหารที่ดีค่ะ ระหว่างผู้บริหารกับเลขานุการจำเป็นจะต้องมีความไว้เนื้อเชื่อใจกัน ตลอดระยะเวลาการทำงาน เลขาจำเป็นต้องเก็บข้อมูลต่างๆของผู้บริหารและบริษัทเป็นความลับ เลขาจะต้องไม่พูดถึงเจ้านาย หรือการตัดสินใจของเจ้านาย หรือสถานที่ที่เจ้านายต้องไป รวมไปถึงจุดประสงค์ในการเดินทางของนายให้บุคคลภายนอกได้รับทราบ และเมื่อใดที่ได้ยินข้อมูลที่เป็นความลับ ก็ต้องไม่แพร่งพรายออกไปให้คนอื่นได้รับรู้ จำเป็นต้องหยุดพฤติกรรมช่างซุบซิบนินทา หรือสอดรู้สอดเห็น มิฉะนั้น คุณก็ไม่สามารถจะทำงานเป็นเลขาได้

2. ต้องซื่อสัตย์

เมื่อต้องเก็บทุกอย่างเป็นความลับแล้ว ก็จำเป็นต้องมีความซื่อสัตย์ด้วยเช่นกัน ซื่อสัตย์ในที่นี้ หมายถึงซื่อสัตย์ต่อหน้าที่การงานของคุณด้วย เช่น หากคุณอยากจะแชทหรือเล่นคอมพิวเตอร์ที่ไม่เกี่ยวข้องกับงาน คุณควรเล่นตอนพักกลางวัน หรือเล่นที่บ้าน ของๆบริษัทก็ควรอยู่ที่บริษัทนะคะ ไม่ใช่ว่าคุณจะหยิบกลับไปใช้ส่วนตัวที่บ้านได้ ยกเว้นเสียแต่ว่าคุณได้รับอนุญาตแล้ว

และที่สำคัญ หากคุณเป็นเลขาที่ต้องดูแลเงินสดย่อยที่ใช้หมุนเวียนภายในบริษัท เพื่อซื้อของจุกจิก ก็ควรแยกแยะให้ดีว่านี่คือเงินของบริษัท ไม่ควรจะนำไปใช้เพื่อการส่วนตัวก่อน แม้ว่าคุณจะบอกว่าจะนำมาคืนทีหลัง

ข้อดีของความซื่อสัตย์ คุณก็จะเป็นที่จดจำในการทำงานดี และโอกาสในการปรับขึ้นเงินเดือนก็มีสูงขึ้นด้วยนะคะ

3. หมั่นเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ

ขวนขวายหาความรู้เพิ่มเติม และคอยพัฒนาทักษะด้านอื่นๆ อะไรใหม่ๆที่เข้ามาในบริษัท คุณก็ควรจะเรียนรู้ด้วย เช่น เครื่องถ่ายเอกสารเครื่องใหม่ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ใหม่ๆหรือระบบข้อมูลที่คุณไม่เคยเรียนรู้มาก่อน คุณควรเรียนรู้วิธีใช้ ก่อนที่คนที่อยู่ในหน้าที่รับผิดชอบจะต้องใช้ เผื่อคุณจะมีโอกาสได้ให้ความช่วยเหลือ ที่สำคัญก็ถือเป็นการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆไปในตัวด้วย

การเรียนรู้เพิ่มเติม สามารถเรียนได้ทุกช่วงอายุ อย่าคิดว่าคงแก่เรียนนะคะ ยิ่งคุณสามารถเรียนรู้ทักษะเพิ่มเติมได้มากแค่ไหน ก็จะเป็นประโยชน์กับตัวคุณเอง จากเลขานุการอาจจะได้เลื่อนเป็นผู้ช่วยส่วนตัว ที่ได้รับความไว้วางใจให้ทำหน้าที่เพิ่มเติมขึ้นไปอีกก็ได้ค่ะ

ทั้งหมดนี้ทำให้เห็นว่าเป็นเลขาดูเหมือนไม่ยาก แต่การจะเป็นเลขานานๆ ซึ่งเป็นคนสนิทที่นายรักและไว้ใจ ต้องอาศัยเวลา และการยึดมั่นในการทำสิ่งที่ดีๆ ค่ะ

ขอปิดท้ายด้วยเรื่องราวน่ารักๆ ของเลขามือใหม่ ที่ในที่สุดก็เอาชนะใจเจ้านายสาวสุดเฮี้ยบได้ในหนังเรื่อง The Devil wears PRADA