เป็นเรื่องจริงที่เราไม่สามารถตามงานได้บ่อยๆ เพราะหลายครั้งที่ถามความคืบหน้าจากอีกฝ่าย กลับตอบว่า ?ขอโทษที ยุ่งมาก ยังไม่ได้เช็กเมล์เลย? ดังนั้นจะทำอย่างไร? ให้คนยุ่งๆ ทุกๆ คนบนโลกอ่านอีเมล์เรื่องงานที่คุณส่งถึงพวกเขา ลองนำเทคนิคเหล่านี้ไปใช้กันดูนะคะ

?1. หัวเรื่องเมล์ สำคัญกว่าสิ่งใด

ลองปราดสายตาไปดูในหน้าเว็บ จอมือถือ หรืออุปกรณ์ใดๆ ก็ตามที่คุณใช้อ่านอีเมล์ 2 สิ่งแรกที่จะเห็นก็คือ ชื่อผู้ส่ง และหัวเรื่อง ดังนั้นหากชื่อของคุณถูกละเลยไป อย่างน้อย หัวข้อเมล์เขาก็ต้องอ่าน ดังนั้นโปรดใช้ความครีเอทในการคิดหัวข้อด้วย นอกจากชัดเจนแล้วต้องสั้น ให้อ่านจบในบรรทัดเดียวด้วย เช่น 3 คำถามสำหรับโครงการที่สีลม, สรุป 7 ข้อเรื่องผลประกอบการ เห็นได้ชัดว่าการใช้ตัวเลขน้อยๆ ช่วยได้มาก เพราะจะทำให้เขาเห็นว่าสามารถอ่านเนื้อหาจบได้ภายในเวลาสั้นๆ

?2. เตือนความจำ

ไม่ว่าจะเป็น MD, CEO ทุกคนล้วนยุ่งกันหมด วันๆ พบปะกับคนเป็นร้อยๆ ดังนั้นในเนื้อหาอีเมล์ บรรทัดแรก ให้เขียนอ้างอิงที่มาก่อนที่จะเป็นอีกเมล์นี้ รวมถึงวัน เวลา สถานที่ที่คุณเคยพบเขา เช่น ดิฉันเป็นทีมงานฝ่ายการตลาดของบริษัท….มีโอกาสพบท่านที่งานประชุมประจำปี (พบกันที่ช่วงพักเบรกหน้าห้องประชุม) โรงแรมเซ็นทาราแกรนด์ วันที่ 11 สิงหาฯ 2555 โดยได้ฟังบรรยายเกี่ยวกับการลดคอร์สการปฏิบัติงาน ซึ่งน่าสนใจมาก จึงอยากขอเรียนปรึกษาว่า……

?3. รวบรัดเนื้อหา ใช้คำให้พอดี

ให้มั่นใจว่าวัตถุประสงค์ที่ส่งเมล์หาเขาคืออะไร ให้ระบุไปให้ชัดเจน หากมีหลายข้อ ให้เขียนข้อ 1,2,3 ดีที่สุด คือ สั้นที่สุด รวมถึงต้องระบุความต้องการให้ชัดเจนด้วย เช่น หากต้องการนัดประชุม ให้บอกวันที่ เวลา สถานที่ลงไปเลย (รวมถึงเวลาในการประชุมด้วย) เพื่อหวังให้เขาพิมพ์ตอบได้แล้วที่สุดจากสมาร์ทโฟนที่เขาใช้อยู่นั่นเอง

นอกจากนี้แล้วก็อย่าลืมคลิกดูอีกหลายบทความที่เกี่ยวกับการติดตามงานที่น่าสนใจเช่นเดียวกันค่ะ

ประสานงานแบบไหนที่เขาเรียกว่ามืออาชีพ

ส่งไฟล์ใหญ่ๆ ผ่านเมล์ได้ง่ายๆ

Dropbox เก็บไฟล์ออนไลน์กับแฮนดี้ไดรฟ์ล่องหน