องค์กรใหญ่ๆ แผนกพีอาร์ต้องทำงานสำคัญหลายอย่าง ไม่ว่าจะเป็นงานแถลงข่าว การจัดงานอีเว้นท์ รวมไปถึงการรับแขกคนสำคัญที่จะเดินทางมาเยี่ยมองค์กรจากที่ต่างๆ ของในและต่างประเทศ ดังนั้นจะทำอย่างไรให้ ?ประสบการณ์? ของการมาเยี่ยมชมบริษัทในครั้งนี้น่าจดจำและประทับใจแขกคนนั้นไปอีกนาน นี่คือเคล็ดลับบางส่วนที่อยากจะแชร์ให้พีอาร์สาวคนเก่งได้รับทราบค่ะ

เตรียมพร้อมเบื้องต้น

นอกเหนือจากการจัดหารถมารับจากสนามบิน หรือสถานที่รับ-ส่งต่างๆ และการจองโรงแรมแล้ว การหาอาหารอร่อยๆ ทั้งมื้อกลางวันและมื้อค่ำไว้ต้อนรับก็เป็นสิ่งที่จะช่วยเพิ่มความสัมพันธ์ได้ดียิ่งขึ้น เพราะเมื่ออาหารอร่อย ถูกปาก แขกก็สนุก และผ่อนคลาย จากนั้นจะคุยเรื่องใดๆ ยาวๆ หน่อยก็ไม่เป็นไร และนี่ถึงเป็นเหตุผลว่าทำไมหลายธุรกิจดีลได้สำเร็จบนโต๊ะอาหารนั่นเอง (โดยเฉพาะกับแขกที่เป็นชาวจีน)

?หาของขวัญเซอร์ไพรส์

หากคุณมีของที่ระลึกของบริษัทที่จัดเป็นหีบห่อสวยงามแล้ว การแวะนำเข้าไปให้ที่ห้อง พร้อมกับเขียนโน้ตต้อนรับด้วยลายมือตัวเอง ก็จะยิ่งสร้างเซอร์ไพรส์ให้กับแขกได้เป็นอย่่างนี้ ซึ่งระหว่างนี้การแนบโบร์ชัวร์สินค้าและประวัติบริษัทไปด้วยก็จะไม่ดูเคอะเขิน ทั้งยังมีส่วนสำคัญที่จะทำให้แขกเรียนรู้เกี่ยวกับองค์กรของเราระหว่างที่พักผ่อนในโรงแรมได้อีกด้วย

?พนักงานร่วมต้อนรับ

แขกคนสำคัญ ชอบที่จะรู้สึกว่าตัวเองสำคัญ ดังนั้นการที่ทำให้แขกคนนั้นดูสำคัญที่สุดมีไม่ยาก เพียงแค่แจ้งข่าวว่าจะมีแขกคนนี้มา พร้อมกับโชว์ภาพและประวัติสั้นๆ ของเขา เพื่อเวลาที่เขามาถึง หากพนักงานคนไหนพบเขา ให้ทักทายด้วยเรียกชื่อ แขกคนนั้นต้องประหลาดใจและตื่นตันเมื่อรู้ว่าใครๆ ก็รู้จักเขา แสดงว่าเขาสำคัญจริงๆ ในบริษัทนี้

เตรียมป้ายคล้องคอพิเศษต้อนรับ

เมื่อเราเดินไปต้อนรับแขกคนพิเศษด้วยตัวเอง การที่ต้องให้เขาแลกบัตรประชาชนตัวเองก่อนเข้าออฟฟิศเหมือนคนอื่นๆ เป็นสิ่งที่ควรละเลิก เพราะแขกคนนั้นมาพร้อมกับคุณ เขาเป็นเสมือนหนึ่งในพนักงานของบริษัทนี้ ดังนั้นแทนที่จะเป็นการแลกบัตร คุณก็ทำบัตรพนักงานเฉพาะกิจ พร้อมรูปและชื่อที่สะกดถูกต้องให้เขาทันที โดยจบงานเขาสามารถเก็บไว้เป็นที่ระลึกได้ว่าครั้งหนึ่งเคยมาเยี่ยมบริษัทนี้ (เพราะเห็นโลโก้บริษัทติดหรา) และได้รับการต้อนรับอย่างเป็นมิตรเสมือนเป็นส่วนหนึ่งในองค์กร

แนะนำแขกให้อลังการเข้าไว้

การแนะนำแขกถึงประวัติที่ผ่านมาของเขาต่อที่ประชุมด้วยถ้อยคำสวยหรู (ที่ถึงแม้จะดูโอเวอร์ไปบ้าง) แต่ก็จะทำให้เขาประทับใจ และทำให้ผู้ฟังสนใจอยากจะที่รู้จักแขกคนเก่งคนนี้มากยิ่งขึ้นด้วย และหากแขกคนนั้นสำคัญจริงๆ ก็อย่าลืมพาไปพบกับคนสำคัญในบริษัทคุณด้วย ไม่ว่าจะเป็น CEO, MD เป็นต้น

ขากลับเตรียมของฝากติดมือ

ของฝากติดมือนั้นเป็นไปได้ทั้งของที่ระลึกของบริษัทที่เขียนระบุถึงการมาเยี่ยมชมของเขาอย่างชัดเจน หรือจะเป็นของฝากประจำท้องถิ่นของเรา แต่มีการติดโลโก้หรือห่อพร้อมติดโลโก้บริษัท ทั้งการ์ดเขียนด้วยลายมือแสดงความขอบคุณ พร้อมห่อน้ำหรือขนมขบเคี้ยวไว้ทานระหว่างทาง ก็จะยิ่งทำให้เขาประทับใจและมีความสุขกับการมาเยี่ยมชมออฟฟิศมากยิ่งขึ้น

การเตรียมพร้อมทั้งหมดนี้ เชื่อว่าไม่ว่าแขกคนนั้นจะเป็นระดับใดๆ ก็ย่อมประทับใจการต้อนรับที่สุดแสนจะอบอุ่นของคุณอย่างแน่นอนค่ะ